Gestione delle riunioni

La riunione si colloca alla base di tutti i processi vitali dell’organizzazione (processi di ambito organizzativo, identitario e produttivo). Rappresenta il momento in cui si sviluppa il lavoro e sono prese le decisioni, si portano a sistema le problematiche e si progettano le soluzioni più efficaci.

L’organizzazione e gestione delle riunioni, conseguentemente, rappresenta un elemento di fondamentale importanza per lo sviluppo del progetto e dell’organizzazione. Come un progetto di ricerca, ogni riunione è generata da una domanda (da un’esigenza, da una mancanza di informazioni rilevanti, da qualcosa che attualmente non è sistema e a questo deve essere portata).

Comprendere la domanda risulta dunque fondamentale per saper indirizzare nella maniera corretta l’organizzazione della riunione definendo i partecipanti, le modalità e gli strumenti da utilizzare.

La gestione delle riunioni in chiave generativa

Il ricercatore, assistendo alla riunione, analizzando gli strumenti utilizzati e osservando i comportamenti dei partecipanti, partecipa alla sua ridefinizione, formando e, al tempo stesso, coinvolgendo i diretti interessati nello sviluppo di modalità di riunione più efficienti e, soprattutto, rispondenti all’identità e ai valori condivisi dell’organizzazione.

Uno degli obiettivi del CfGC nella gestione delle riunioni è quello di osservare da vicino le relazioni e le dinamiche che si instaurano all’interno del gruppo durante l’incontro. Prendendo come punto di riferimento la metafora dell’organizzazione come organismo vivente, è essenziale osservare da vicino le dinamiche che si vanno ad instaurare all’interno del gruppo di lavoro in modo da poter cogliere gli elementi di criticità su cui intervenire e le potenzialità da portare a sistema.

La gestione delle riunioni nel dettaglio

Durante la fase di pre-produzione della riunione, è fondamentale:

  1. definire le caratteristiche della riunione che si sta preparando;
  2. considerare le tempistiche in relazione agli obiettivi da raggiungere e alla mole di lavoro;
  3. stabilire nel dettaglio chi debba partecipare alla riunione, in funzione del lavoro da svolgere;
  4. definire e condividere l’ordine del giorno.

Lo svolgimento della riunione, invece, segue le decisioni che vengono prese in fase organizzativa. Dopo la riunione, il ricercatore elabora e analizza i dati conseguiti durante l’incontro. I risultati delle decisioni prese sono stati raccolti in un instant report durante la riunione: tale documento viene successivamente integrato, trattato comunicativamente e condiviso con tutti i partecipanti.

I progetti in cui abbiamo usato questa tecnica

CSavRI | Ateneo Sostenibile | Unicoop Firenze |ICEA | AICS | Regione Toscana

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