Le riunioni sono momenti di confronto e di interazione in presenza attraverso i quali si scambiano materiali e ci si confronta sullo sviluppo del progetto. Per la metodologia generativa, rappresentano un ambiente di conoscenza fondamentale e, ponendosi come istante esecutivo, formativo e strategico, le informazioni condivise e le decisioni prese diventano azione operativa e guida progettuale alle strategie adottate dall’Impresa, dall’Istituzione o dall’Organizzazione di riferimento. Le riunioni, infatti, sono incontri di gestione particolarmente significativi e l’analisi effettuata dal CSL mira ad analizzare le modalità comunicative che si instaurano all’interno di esse. Dopo una fase di analisi, l’obiettivo è quello di riprogettare i flussi comunicativi per la gestione di riunioni efficaci.

Prima della riunione, i documenti utili alla preparazione dell’incontro (ordine del giorno, partecipanti, etc.) sono caricati sull’Ambiente di gestione della conoscenza. Durante la riunione, che a seconda delle occasioni può essere audio/video registrata, i principali elementi di conoscenza emergenti sono annotati in un istant report che, dopo la riunione, è caricato sull’ambiente in modo per definire il punto di partenza per nuove considerazioni e indirizzare, in questo modo, le strategie condivise dal progetto che si riformulano costantemente davanti agli input ricevuti.

La gestione delle riunioni è essenziale per verificare l’efficacia della comunicazione organizzativa interna per farla dialogare coerentemente con quella esterna. Per questo la gestione delle riunioni è uno strumento essenziale per l’analisi, la progettazione e sviluppo delle strategie di comunicazione del progetto e dell’Impresa, Istituzione e Organizzazione.